آیین نامه امور مالى سازمان بیمه هاى اجتماعى
مصوب 1347/6/27
فصل اول: کلیات
ماده1.عملیات مالى و نگاهدارى کلیه حسابهاى سازمان وسیله اداره کـل امور مالى و حسابدارى واحدها طبق مقررات مندرج در ایـن آیـین نامـه یـا دستورالعمل هایی که از طرف مدیرعامل صادر مى گردد انجام مى گیرد.
ماده2.مدیرعامل سازمان در حدود قانون و مقررات و بودجه مصوب تصمیمات لازم در مورد هزینه و درآمد را اتخاذ نموده و این تصمیمات را به وسیله اداره کل امور مالى به کلیه واحدهاى سازمان ابلاغ می نماید. مسـؤولیت صـحت اجـراى تصمیمات مذکور در سازمان مرکزى با مدیر مالى و در واحدها با رئیس و رئیس حسابدارى مى باشد.
ماده3.مدیر مالى در مورد صحت پرداخـت هـاى انجـام شـده در سـازمان مرکزى و مطابقت آن بـا مقـررات مربـوط در مقابـل مـدیر عامـل سـازمان مسؤولیت مستقیم دارد. رؤساى حسابداری هاى واحدها نیز همین مسؤولیت را در مقابل مدیر مـالى سازمان دارا مى باشند.
ماده4.کلیه عملیات مربوط به درآمد و هزینه با صدور سـند انجـام خواهـد شد سند هزینه به امضاء مدیرعامل و مدیر مالى یـا نماینـدگان آنـان قابـل پرداخت مى باشد در واحدها امضاء اسناد مذکور بـا رئـیس واحـد و رئـیس حسابدارى یا نمایندگان آنان که به تأییـد سـازمان مرکـزى رسـیده باشـد خواهد بود.
ماده5.مدیرعامل، صاحبان امضاءهاى مجاز اسناد درآمد و هزینه را تعیـین خواهد نمود. در مورد رؤساى حسابدارى واحدهاى سـازمان یـا نماینـدگان آنان این افراد بنا به پیشنهاد مدیر مالى تعیین خواهند شد.
ماده6.مدیر مالى یا رؤساى حسابداریها و یا نمایندگان آنان به هیچ وجه مجاز امضاء نمایند. نیستند که به نام مدیرعامل سازمان یا رؤساى واحدها اسناد پرداخت هزینـه را امضا نمایند.
ماده7.مدیر مالى یگانه مقامى است که در سازمان مرکزى مسؤولیت ثبت و در واحدها مسؤولیت مذکور به عهده رؤساى حسابدارىها مىباشد. نگهدارى حساب درآمد و هزینه و دارائى و بدهى سازمان را بـه عهـده دارد .
ماده8 .تنخواه گردان واحدهاى سازمان متناسب با بودجه آن واحـد بنـا بـه پیشنهاد مدیر مالى و تصویب مدیرعامل تعیین خواهد شد.
ماده9.مدیر مالى یا رؤساى حسابداری ها مجازند به مسؤولیت خـود اجـازه دهند که متصدیان مربوطه به منظور پرداختهاى نقدى حداکثر تا میـزان تنخواه گردان نقدى از موجودى برداشت نمایند. صاحبان امضـاءهاى مجـاز اسناد پرداخت و هزینه به هیچ وجه نمىبایست جزو گروه مذکور باشند مگر داشته باشند. اینکه طبق احکام صادره شخصاً مسؤولیت پرداخت واحد مربوطه را به عهده داشنه باشند.
ماده10.مدیر مـالى، رؤسـاى حسـابداری هـا، تحویـل داران، صـندوق داران، کارپردازان و به طور کلى کسانى که موجودى نقدى در اختیار دارند قبل از شروع به کار موظفند به سازمان تضمین
بسپارند این تضمین ممکن اسـت نقدى، بانکى، ملکى و یا شخصى باشد. نوع و مبلغ تضمین مـدیر مـالى بـه تصویب مدیرعامل و در حدود آیین نامه مزایا خواهد بود. تشخیص مدیرعامل و نوع و مبلغ تضمین سایرین بنا به پیشنهاد مدیر مالى و تصویب مدیرعامل و در حدود آیین نامه مزایا خواهد بود.
ماده11.هرگاه به عللى کارمندانى که ملزم به سپردن ضمانت مى باشند تغییـر سمت یافته یا از کار برکنار یا مستعفى گردند ضمانت آنان با نظر موافق مـدیر مالى و اداره حقوقى سازمان از طرف مدیرعامل مسترد مى گردد. در هر صورت به مدت سه ماه از تاریخ قطع کار، ضمانت در اختیار سـازمان خواهـد بـود . در مورد مدیر مالى نظر موافق هیئت مدیره سازمان به منظـور اسـترداد تضـمین ضروریست ولى در هر صورت تضمین به مدت یک سال از تاریخ قطـع کـار در اختیار سازمان خواهد بود. استرداد تضمین مسؤولیت ذینفع را در طـى مـدت قانون و مقررات متخلف را تعقیب خواهد نمود. تصدى به کار از میان نخواهد برد و هر گاه تخلفى کشف گردد سـازمان طبـق
فصل دوم:مقررات مربوط به هزینه
ماده12 .فقط مدیرعامل سازمان یا نمایندگان او و رؤساى واحدها و یا افرادى که با تأییدسازمان مرکزى از طرف آنان حق امضاء دارند مجازند که دسـتور پرداخت اسناد مربوط به هزینه را صادر نمایند.
ماده13 .سند هزینه شامل مشخصات هویت گیرنـده وجـه و نیـز اطلاعـات ضرورى براى ثبت به حساب مربوط خواهد بود. ضـمناً کلیـه مـدارک مثبتـه مى بایست به پیوست سند هزینه باشد.
ماده14.مدیر مالى و رؤساى حسابداریها یا نمایندگان آنـان موظفنـد کـه قبل از پرداخت در موارد ذیل دقت نمایند.
الف) صحت امضاء سند.
ب) وجود و صحت اوراق و مدارک ضمیمه.
ج) صحت محاسبه سند هزینه و مقایسه آن با مدارک پیوست.
د) وجود اعتبار براى هزینه اى که مى بایست پرداخت شود.
ماده15 .پس از بررسى فوق الذکر سند هزینه امضـاء خواهـد شـد چنانچـه ضمن بررسى اختلاف نظر پیش آید مدیر مالى موظف است مراتب را کتبـاً به اطلاع مدیرعامل سازمان برساند. مدیرعامل سازمان در صورتى که صلاح ضمیمه سند پرداخت خواهد کرد. بداند کتباً دستور پرداخت صادر خواهد نمود. مدیر مالى دسـتور مـذکور را چنانچه در امـور پرداخـت واحـدها نیـز
اخـتلاف نظـر پـیش آیـد رئـیس حسابدارى مراتب را کتباً به اطلاع رئیس واحد مربوطه خواهد رسانید ضمناً گزارشى براى مدیر مالى سازمان ارسال خواهد داشت. پس از پرداخت طبق دستور صریح رئیس واحد، رئـیس حسـابدارى واحـد مدیر مالى ضمن بررسى گزارش رئـیس حسـابدارى و اظهـارنظر مراتـب را جهت صدور دستور لازم به مدیرعامل گزارش خواهد نمود.
ماده16.کلیه اسناد هزینه و نیز اوراق پیوست بدان با ذکـر تـاریخ پرداخـت تنظیم خواهند شد.
ماده17.هزینه هاى نقدى با احراز هویت گیرنده و اخذ امضاء یا اثـر انگشـت گیرنده وجه پرداخت خواهد شد.
ماده18.در سازمان مرکزى چکهایی که براى پرداخـت هزینـه هـا صـادر مىشود به امضاء مدیرعامل یا افرادى که از طرف او تعیین خواهنـد شـد و همچنین مدیر مالى خواهد رسید. در واحدها این گونه چـک هـا بـه امضـاء رئیس و رئیس حسابدارى واحد مربوطه و یا نمایندگان آنان که مورد تأییـد سازمان مرکزى قرار گرفته باشند خواهد رسید.
فصل سوم:مقررات مختلف
ماده19 .حسابهاى بانکى لازم براى واحدهاى سازمان بنا به پیشنهاد مدیر مالى و تصویب مدیرعامل افتتاح خواهد شد.
ماده20.درآمد حاصله از حق بیمه و سایر درآمـدهاى سـازمان بـه حسـاب بانکى مخصوص واریز مى شود و در مواقع معین تحت شرایطى که به دستور مدیرعامل سازمان تعیین خواهد شد به حساب مخصوصى در مرکز منتقـل مى شود. واحدهاى تابعه سازمان به هیچ وجه مجاز نمى باشند کـه از وجـوه مذکور به هیچ عنوان برداشت نمایند.
تبصره.گرفتن وجه نقد یا چک در وجه حامل بابـت حـق بیمـه و خسـارات و جرائم قانونى و یا مطالبات دیگر سازمان ممنوع است.
ماده21.مدیر مالى در سازمان مرکزى و رؤساى حسـابداری هـا در واحـدها مسؤول صحت و سقم اسناد و حسابهاى مالى و موجودى صندوق یا بانک و نیز حساب سپرده ثابت و سرمایه گذارى و ثبت آن در دفاتر مى باشند.
ماده22 .اسناد درآمد و هزینه به نسبت تقدم و تأخر در طى سال در دفـاتر حسابدارى ثبت و شماره گذارى خواهند شد و به نسبت شماره هاى مذکور طبقه بندى شده و براى مدت پنج سـال بایگـانى مـى شـوند . مـدیر مـالى و رؤساى حسابداری ها مسؤول نگهدارى اسناد مورد بحث مى باشند.
ماده23 .سال مالى سازمان از فروردین ماه هر سال شروع و در آخـرین روز اسفند ماه همان سال پایان مى پذیرد.
ماده24.حساب درآمد و هزینه سازمان در پایان هر سـال بـر اسـاس درآمـدهاى وصولى و هزینه هاى پرداختى تنظیم خواهد شد.
ماده25.هنگام تنظیم بیلان سالانه بنا به تشخیص هیئت مدیره سازمان تا حداکثر 10 %کل بدهکاران (در مورد بـدهى غیـر حـق بیمـه و خسـارت ) . به عنـوان مطالبـات مشـکوک الوصـول ذخیـره شـده و بـه منظـور تـأمین بدهى هاى لاوصول مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
ماده26 .چنانچه با رعایت مقررات جاریه و دلایـل کـافى طلـب سـازمان از اشخاص (اعم از حقیقى یا حقوقى) غیر قابل وصول تشخیص داده شود این مبالغ بایستى از حسابهـاى مربـوط برگشـت شـود . برگشـت ایـن قبیـل مطالبات به ترتیب زیر عملى خواهد بود.
الف) تا مبلغ پنجاه هزار ریال بدهى بنا به دستور مدیرعامل سازمان.
ب) از پنجاه هزار و یک ریال بدهى تا مبلغ دویست هزار ریال بنا به تصویب هیئت مدیره سازمان.
ج) بیش از دویست هزار ریال بدهى بنا به پیشنهاد هیئت مدیره و تصـویب شوراى عالى سازمان.
تبصره.مدیرعامل و هیئت مدیره مى توانند اختیارات خود را در مـورد مـاده فوق جزئاً یا کلاً به کمیسیونهایى با اختیار تام تفویض نمایند.
ماده27 .حسابدارى سازمان بر اساس دفتردارى مترادف (دوبل) اداره مى شود و حسابها همه روز در دفاتر ثبت خواهند شد. به طریقى که حداقل یک مرتبـه در آخر هر ماه بتوان از کلیه حسابها موازنه اى استخراج کرد.
ماده28 .حساب درآمد و هزینه و بیلان سالیانه به وسیله مدیر مالى تنظـیم شده و نتیجه به مدیرعامل سازمان گزارش خواهد شد.
ماده29 .حسابهاى سالیانه و بیلان مندرج در ماده 28 آیـین نامـه پـس از تصویب هیئت مدیره جهت اظهارنظر هیئت نظارت و سپس براى تصـویب شوراى عالى سازمان ارسال مى گردد.
ماده30.روش و سیستم حسابدارى سازمان بنا به پیشنهاد هیئت مـدیره و تصویب شوراى عالى به مرحله اجرا گذارده خواهد شد.
ماده31. روش سیستم مالى بـه نحـوى خواهـد بودکـه بتوانـداطلاعات زیـررا دراختیار بگذارد.
الف) مبلغ درآمدها و هزینه هاى سازمان.
ب) مبلغ سپرده ها و سرمایه گذاریها.
ج) مبلغ درآمد و هزینه دارائى و بدهى سازمان.
د) حساب اموال و اثاثیه سازمان.
ماده32.در روش و سیستم پیشنهادى موارد زیر بایستى در نظر گرفته شود.
1 .طبقه بندى حسابها.
2 .نحوه عملکرد حسابهاى مختلف.
3 .مدل صورتحساب درآمد و هزینه و ترازنامـه پایـان سـال و سـایر مـوارد مربوط به روش مالى.
ماده33. کلیه دستورالعمل هـاى ضـرورى بـه منظـور عملـى کـردن روش حسابدارى و نحوه نگهدارى حسابها به پیشنهاد مدیرعامل سازمان و تصـویب هیئت مدیره تهیه و تنظیم مى گردد.
ماده34. دستورالعمل هاى مندرج در ماده 33 شامل موارد زیر مى باشد:
1 .نحوه پرداخت هزینه هاى سازمان.
2.دفاتر مورد لزوم و فرم آنها براى نگهدارى حسابهاى سازمان.
3 .لیست سرفصل حسابهاى سازمان.
4 .نحوه ثبت دفاتر دریافت و پرداخت.
5 .نحوه ثبت دفاتر در حسابدارى عمومى.
6 .نحوه تنظیم صورتحسابهاى ماهیانه و فرمهاى مورد لزوم.
7 .نحوه محاسبه هزینه استهلاک اموال منقول و غیرمنقول و دفاتر مربوطه.
8 .اجراى مکانیزه کردن حسابهاى سازمان وطرق نگهـدارى آنهـا بـه وسـیله ماشین و تدوین مقررات وآیین نامه هاى مربوطه به منظـور اطمینـان ازصـحت نتیجه گیرى و مکانوگرافى.
این آیین نامه در اجراى ماده 39 قانون سازمان بیمه هـاى اجتمـاعى در 34 ماده و 2 تبصره در جلسه مورخ 1347/6/27 به تصویب رسـید و از تـاریخ 1347/8/1 قابل اجرا مى باشد.